Ufficio relazioni con il Pubblico

La segreteria è nel nostro istituto l’unico ufficio presente e gestisce tutte le pratiche necessarie per l’amministrazione, per il personale e anche le relazioni con il pubblico.

Direttore Servizi Generali Amministrativi

• E-mail: pdic86300r@istruzioni.it
• Riceve su appuntamento tel.0499365009

Assistenti Amministrativi

Unità 1

Sezione: Sezione Amministrativa
Funzione: Archivio   e Protocollo
Compiti:
Cura la registrazione della corrispondenza analogica e informatica nel registro del protocollo informatico e la relativa archiviazione sempre in formato elettronico.
Provvede allo scarico della posta elettronica e di tutte le notizie utili dal web, in particolare da intranet ogni 2 giorni e quotidianamente dall’ USR Veneto.
Provvede alle convocazioni delle commissioni/gruppi di lavoro, incontri e riunioni ed è di supporto generale alla Dirigente particolarmente per l’inoltro delle circolari e per la gestione degli appuntamenti.È referente per l’attività di aggiornamento del personale docente e ATA.
Cura la modulistica specifica.
Provvede alla convocazione degli Organi collegiali
Cura la modulistica specifica.

Sezione: Sezione Didattica
Funzione: Supporto alla gestione alunni
Compiti:
Iscrizioni, trasferimento alunni, esami, attestazioni e certificati degli alunni, diplomi, esoneri educazione fisica, infortuni alunni, assenze alunni, tenuta fascicoli alunni, registri, adozione libri di testo, etc.
Adempimenti connessi al servizio mensa alunni scuola dell’infanzia e classi Scuola a Tempo Pieno.

Sezione: Rapporti con gli esterni
Compiti:
Cura i rapporti con l'ufficio tecnico comunale e si occupa del monitoraggio delle manutenzioni e del riscaldamento

Sezione: Altro
Compiti:
Aggiornamento sito della Scuola relativamente agli orari di apertura della Scuola, degli uffici di Segreteria, delle informazioni relative alla dirigenza, delle informazioni inerenti i compiti assegnati (composizione gruppi di lavoro, organi collegiali, incarichi/nomine…), delle informazioni relativa agli alunni e pubblicazione circolari/avvisi.

Unità 2

Sezione: Sezione Didattica
Funzione: Gestione alunni
Compiti:
Iscrizioni, trasferimento alunni, esami, attestazioni e certificati degli alunni, diplomi, esoneri educazione fisica, infortuni alunni, assenze alunni, tenuta fascicoli alunni, registri, adozione libri di testo, assicurazione degli alunni, etc.
Cura i rapporti con le famiglie circa la gestione delle password relativamente all’accesso al registro elettronico, apre e chiude le operazioni di scrutinio.

Sezione: Sezione amministrativa
Compiti:
Cura i rapporti con la/le ditte vincitrici delle gare di appalto per il trasporto nelle visite guidate. Cura la modulistica specifica.

Sezione: Altro
Compiti:
Cura l’aggiornamento del sito della Scuola relativamente alle iscrizioni, alle comunicazioni riguardanti gli alunni e alle adozioni dei libri di testo, alle informazioni inerenti i compiti assegnati (composizione gruppi di lavoro, organi collegiali, incarichi/nomine…). Pubblica circolari/avvisi.

Unità 1

Sezione: Sezione Amministrativa
Funzione: Amministrazione del personale
Compiti:
Protocolla documenti di competenza.
Stipula i decreti di congedo ed aspettativa, collabora nella tenuta dei fascicoli, nella tenuta del registro delle assenze, nell’inserimento dati riguardanti le assenze del personale nel SIDI (fascicolo personale) etc.
Stipula contratti di assunzione, assunzione in servizio, certificati di servizio, autorizzazione esercizio libera professione, tenuta dei fascicoli, inserimento dati riguardanti il personale nel SIDI (dichiarazione dei servizi, e riconoscimento dei servizi ai fini della carriera) etc.
Collabora per la trasmissione al Centro per l’impiego delle assunzioni e cessazioni del personale.
Provvede alla sostituzione del personale docente assente.

Cura tutto ciò che riguarda il periodo di prova (comunicazioni, formazione, comitato di valutazione, convocazioni…), i documenti di rito e quant’altro per i docenti neo assunti.
Provvede alla redazione e all’aggiornamento costante degli elenchi degli aspiranti a supplenza non inclusi in graduatorie interne.
Provvede all’eventuale aggiornamento delle graduatorie di istituto e alle comunicazioni di rito.

Collabora nei rapporti con la/le ditte vincitrici delle gare di appalto per il trasporto nelle visite guidate.
Cura la modulistica specifica.

Provvede alla protocollazione e allo scarico della posta elettronica e di tutte le notizie utili su internet in caso di assenza dell’ass. amm.vo Mazzon Paolo e con le stesse modalità/scansione temporale.

Procedura relativa alle assemblee sindacali e scioperi. Cura la modulistica specifica.

Sezione: Sezione Patrimonio
Funzione: Gestione beni patrimoniali
Compiti:
Tenuta dei registri magazzino.
Elabora le richieste di: materiale di facile consumo per i vari plessi e per l’ufficio di segreteria; materiale di pulizia per i vari plessi; dei registri degli insegnanti, ecc.
Cura la modulistica specifica

Tenuta degli inventari, discarico, passaggio di consegne, etc

Cura i rapporti con la ditta appaltatrice dei fotocopiatori. Cura la modulistica specifica.

Sezione: Altro
Compiti:
Cura l’aggiornamento del sito della Scuola relativamente alle comunicazioni per scioperi ed assemblee sindacali e della bacheca sindacale oltre alle circolari riguardanti il personale.

Unità 2

Sezione: Sezione Amministrativa
Funzione: Amministrazione del personale
Compiti:
Protocolla documenti di competenza.
Stipula contratti di assunzione, assunzione in servizio, certificati di servizio, autorizzazione esercizio libera professione, tenuta dei fascicoli, TFR, PA04, inserimento dati riguardanti il personale nel SIDI (dichiarazione dei servizi, e riconoscimento dei servizi ai fini della  ricostruzione della carriera) etc.
Cura la trasmissione al Centro per l’impiego delle assunzioni e cura la documentazione relativa alle cessazioni del personale.
Collabora per la sostituzione del personale docente assente.

Provvede alla tenuta del registro dei recuperi e dei riposi compensativi delle ore effettuate oltre l’orario di servizio dal personale A.T.A.

Cura l’aggiornamento del sito della Scuola relativamente all’albo on line, agli atti/circolari e cura la sezione riguardante l’Amministrazione trasparente. Pubblica le circolari riguardanti il personale.

Provvede al rilascio delle Password per l’accesso al sito scolastico da parte dei docenti e alla creazione della casella di posta istituzionale.

Provvede ad aggiornare costantemente gli accessi sia la sito che al registro elettronico del personale nuovo arrivato e la cancellazione di quello non più in servizio per pensionamento o per cessazione dall’incarico.

Abilita i docenti alle sostituzioni nel registro elettronico, assegna password registro elettronico ai nuovi docenti.

Apre e chiude le operazioni di scrutinio.

Funzione: Servizi contabili
Compiti: Sostituzione del DSGA